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Immaginate di essere il comandante dei vigili del fuoco della vostra città. Sono le 10 di un lunedì mattina quando arriva una chiamata d'emergenza: la scuola è in fiamme.

Poco dopo arriva un'altra chiamata: sta bruciando anche lo stadio. Avete una squadra di quattro pompieri e un'autopompa. Che cosa fate?

Avete tre possibilità.

Opzione 1. Potete scegliere di salvare sia la scuola sia lo stadio, ma così dividete le risorse della squadra e ne riducete l'efficacia. Magari mandate due pompieri allo stadio con la manichetta e la scala, mentre gli altri due vanno alla scuola con l'autopompa (senza manichetta e senza scala!). Buona fortuna.

Opzione 2. Potete decidere di assumere e formare in fretta altri pompieri per ingrandire la squadra. Purtroppo fareste un errore fondamentale: risolvereste il problema sbagliato. Quando i nuovi pompieri saranno operativi, la scuola e lo stadio non ci saranno più.

Opzione 3. Potete individuare il problema giusto da risolvere. Concentrate tutte le risorse sulla scuola, l'emergenza più critica. Agite subito: vi mettete il casco e saltate sul camion per aiutare la squadra a salvare i bambini. Solo quando i bambini sono al sicuro, rivolgete l'attenzione allo stadio.

Stabilire le priorità non significa assegnare un numero a ogni voce di una lista e poi far partire tutto contemporaneamente perché "è tutto importante". Significa individuare IL problema più critico e indirizzare lì tutte le risorse e tutti gli sforzi disponibili, per risolverlo davvero.

Se pensate di non potervi permettere il "lusso" di stabilire le priorità, chiederete alla squadra di lavorare su tutte le emergenze insieme, e questo può portare a risultati disastrosi.

È proprio quando pensate di non potervi permettere di scegliere le priorità che dovete sceglierle.

Quando le risorse sono limitate, diventa ancora più cruciale concentrarsi sul problema giusto e risolverlo per primo.

Una volta ho letto una frase, credo di Sean Robinson, che dice: "Il compito più difficile è capire qual è il problema giusto da risolvere".